Salesforce Admin — Cheat Sheet

1. Sécurité & accès

• Modifier un enregistrement = permission objet Edit + accès au record.
• Les Sharing Rules ouvrent l’accès ; elles ne servent pas à restreindre un accès existant.
• Restriction Rules filtrent les enregistrements visibles pour certains utilisateurs, si l’objet et le cas sont pris en charge.
• OWD définit l’accès de base. Pour restreindre, rendre l’OWD plus privé puis rouvrir l’accès via le partage.
• Delegated Administration : déléguer des tâches administratives limitées à des groupes d’utilisateurs.
• Opportunity Teams : collaborateurs et accès au niveau d’une opportunité. Account Teams : collaborateurs au niveau du compte.
• Une List View peut être partagée selon les options disponibles avec des utilisateurs, groupes publics ou rôles.

2. Automatisation & approbations

• Flow Trigger Explorer : voir et ordonner les flows déclenchés par enregistrement pour un objet/événement.
• Action à une date relative (ex. 30 jours avant fin de contrat) : Record-Triggered Flow + Scheduled Path.
• Router les nouveaux cas : Case Assignment Rule.
• Escalader un cas non traité dans un délai métier : Case Escalation Rule.
• Approbation : en attente, l’enregistrement est généralement verrouillé par défaut ; vérifier les paramètres de verrouillage.
• Approbation par plusieurs personnes : configurer les approbateurs et la règle d’approbation adaptée ; unanimité si tous doivent approuver.
• Approver dynamique possible, par exemple le manager indiqué sur l’utilisateur, si le processus est configuré ainsi.

3. Cases, Email-to-Case & Omni-Channel

• Adresses de réception avec valeurs par défaut différentes : créer des Email-to-Case Routing Addresses distinctes et définir les paramètres du cas pour chacune (ex. Origin, Priority).
• Sans agent local à installer : On-Demand Email-to-Case.
• Valeurs de statut différentes selon l’équipe : Support Processes + Case Record Types.
• Limite de cas simultanés par agent Omni-Channel : Presence Configuration → Capacity.
• La Routing Configuration détermine combien de capacité consomme chaque élément de travail.
• Pour réassigner un cas selon sa priorité et le temps écoulé en heures ouvrées : Escalation Rule.

4. Rapports & List Views

• Comptes avec ou sans contacts : Custom Report Type « Accounts with or without Contacts ».
• Comptes sans opportunité : Cross Filter « Accounts without Opportunities ».
• Cross Filters : filtres WITH / WITHOUT sur les enregistrements liés.
• Joined Report : plusieurs blocs de rapports côte à côte ; utile pour comparer des objets/vues, pas pour remplacer un type de rapport parent « avec ou sans enfant ».
• Row-Level Formula : calcul sur chaque ligne. Summary Formula : calcul sur les valeurs agrégées / groupes.
• Bucket Field : catégoriser des valeurs existantes sans créer de champ dans l’objet.
• Rapport inaccessible : vérifier d’abord le partage du report folder.
• Conserver une photographie historique du pipeline : Reporting Snapshot vers un objet personnalisé, avec exécution planifiée.
• List Views : elles peuvent être affichées en Kanban ; leurs filtres acceptent des dates relatives comme THIS MONTH.

5. Données & import/export

6. Historique & conformité

• Field History Tracking standard : jusqu’à 20 champs par objet avec les limites de l’édition/configuration.
• L’historique standard est consultable dans l’interface jusqu’à 18 mois (et généralement accessible par API jusqu’à 24 mois).
• Les champs Formula ne sont pas suivis comme des modifications ordinaires ; les champs Long Text Area ne fournissent pas les anciennes/nouvelles valeurs de façon comparable aux champs pris en charge.
• Exigence de conservation longue durée (ex. 7 ans) : Field Audit Trail / Salesforce Shield, selon licence et configuration.
• Setup Audit Trail trace les modifications de configuration, pas l’historique des valeurs métier de 35 champs Account.

7. Forecasts, Leads & détection de doublons

• Opportunités absentes des prévisions collaboratives : vérifier que Allow Forecasting est activé pour l’utilisateur et qu’il est dans la Forecast Hierarchy.
• Détection de doublons : Matching Rule identifie les correspondances ; Duplicate Rule détermine l’action.
• Avertir sans bloquer : Duplicate Rule configurée sur Allow + Alert (libellé d’action selon l’interface).
• La présence dans un groupe public ou une permission set Opportunity n’est pas le réglage principal pour inclure un utilisateur dans les prévisions.

8. Configuration & sécurité de plateforme

• Exercice fiscal commençant le 1er février, trimestres calendaires décalés : Standard Fiscal Year avec février comme mois de début.
• Picklist dépendante : champ contrôlant = picklist standard/personnalisée ou checkbox ; une multi-select picklist ne peut pas être le champ contrôlant.
• Einstein Trust Layer : inclut notamment le masquage des données sensibles et des protections de rétention des données, selon les accords et fonctionnalités applicables.
• Les paramètres exacts disponibles peuvent dépendre de l’édition, des licences et des fonctionnalités activées dans l’organisation.

9. Raccourcis « mot-clé → solution »